Arhivarea documentelor este un proces pe care toate firmele trebuie sa il respecte conform legilor in vigoare. Acest proces de arhivare documente poate fi executat in house sau, in cazul companiilor mari, apeland la o firma de arhivare. La aceasta din urma, dupa cum am spus, apeleaza companiilor mari care au foarte multe documente si le este mult mai usor din mai multe puncte de vedere sa externalizeze acest seviciu.
Legea din Romania ce a intrat in vigoare la 01.02.2017 explica pentru fiecare documente in parte timpul in care acesta trebuie pastrat in functie de fiecare in parte. Astfel, toate societatile corporatiste, comerciale si nationale, regiile autonome, institutele nationale si asa mai departe sunt obligate la arhivarea documentelor.
Care sunt cele doua tipuri de arhivare documente?
Arhivarea documentelor pe suport fizic
Acest tip numai este insa obligatoriu incepand cu prima zi a anul 2016, astfel ca se pot arhiva documente electronic. Conform noilor reglementari ce sunt incluse in Ordinul MFP nr. 2634/2015, documentele contabile se pot arhiva electronic cu ajutorul unor programe informatice. Singura conditie care trebuie respectata in aceasta situatie este cea care spuna ca documentele arhivare electronic trebuie sa poata fi accesate atat cand firma in cauza are nevoie, cat si atunci cand organele de control solicita acest lucru.
In cadrul acelorasi reglementari se preciseza ca, in baza unor contracte de prestari servicii, documentele pot fi pastrate in cadrul unei firme de arhivare documente, dar cu aceleasi mentiuni ca si mai sus, accesul sa poate fi facut oricand.
Acest proces de arhivare documente pe suport fizic este unul care a inceput sa fie din ce in ce mai costistor, evident in functie de numarul documentelor arhivate, dar si mult mai anevoios. Pentru a gasi anumite documente trebuie umblat prin arhiva si cautat cu atentie. Alegand varianta de mai jos, accesul la acestea se va face mult mai rapid si mai simplu.
Arhivarea electronica a documentelor
Dupa cum am precizat anterior, arhivarea electronica a documentelor este procesul la care a inceput sa se apeleze din ce in ce mai mult. De ce? Pentru ca, odata cu dezvoltarea masiva a tehnologiei, majoritatea documentelor se regasesc pe suporturi electronice, asa sunt transmise intre parti si asa se executa atunci cand vine vorba de contabilitate.
Astfel, arhivarea eletronica a documentelor va deveni principala cale pentru arhivarea documentelor. Pe langa rapiditate, costul acestei variante este mai scazut in comparatie cu cel anterior, deoarece nu mai sunt necesare spatii mari de depozitare si nici suporturi fizice, toate acestea putand fi arhivate intr-un HDD, care evident, nu ocupa atat de mult spatiu si nici nu are nevoie de un personal specializat pentru a fi accesat.
