Procesul-verbal de predare-primire este documentul prin care două părți confirmă în scris că un bun, o lucrare sau o documentație a fost predată și primită, la o dată anume și într-o anumită stare. Îl semnați ori de câte ori aveți nevoie de o dovadă clară. Pe RevistaFirmelor găsiți ghiduri despre administrarea unei firme.
Când este util
Cel mai des apare la livrarea unor bunuri sau echipamente, la finalizarea unei lucrări, la predarea unui spațiu închiriat, la schimbarea administratorului sau a contabilului și la preluarea unei gestiuni. În toate aceste situații, documentul arată cine a predat, cine a primit, ce anume și în ce stare, ca să nu apară discuții ulterioare.
Documentul nu este obligatoriu în toate situațiile, dar este recomandat ori de câte ori există bunuri de valoare sau termene de respectat. Mai ales în relațiile dintre firme, un proces-verbal bine întocmit poate fi dovada decisivă într-o neînțelegere. Pentru alte subiecte de acest fel, rămâne utilă RevistaFirmelor.
Ce trebuie să cuprindă
Un proces-verbal bun este scurt, dar precis. Conține de regulă:
- data și locul întocmirii;
- datele de identificare ale ambelor părți și ale reprezentanților lor;
- referința la contractul sau comanda în baza căreia are loc predarea;
- descrierea exactă a obiectului predat, cu cantități, serii sau valori;
- starea constatată, inclusiv eventualele defecte sau lipsuri;
- semnăturile ambelor părți și numărul de exemplare.
Dacă lista bunurilor este lungă, o treceți într-o anexă semnată și ea, cu trimitere în corpul documentului.
Folosiți un limbaj simplu și precis. Evitați formulări ca „în stare bună” fără alte detalii; mai bine descrieți starea efectivă: „fără defecte vizibile, cu un ecran zgâriat în colț”. Cu cât descrierea este mai concretă, cu atât documentul vă protejează mai bine.
Observații și rezerve
Aici se vede utilitatea reală a documentului. Dacă primiți un bun cu zgârieturi sau o lucrare cu finisaje incomplete, scrieți asta în proces-verbal, ca rezervă. Fără mențiune, partea care a predat poate susține mai târziu că totul a fost acceptat în regulă. La nevoie, adăugați fotografii sau liste de remedieri cu termen.
Greșeli frecvente
- semnarea fără verificarea efectivă a bunurilor;
- descrieri vagi, de tipul „echipamente diverse”;
- lipsa datei sau a numelor reprezentanților;
- semnarea de către o persoană fără împuternicire;
- uitarea anexelor menționate în text.
Predarea la plecarea unui angajat
Un caz des întâlnit este cel al angajatului care pleacă din firmă și predă laptopul, cheile, cardurile de acces sau documentele. Pașii se consemnează tot printr-un proces-verbal. Pentru contextul mai larg, vedeți și ghidul despre demisia unui angajat, cu preavizul și pașii angajatorului.
Păstrarea documentului
Semnați în cel puțin două exemplare, câte unul pentru fiecare parte, și păstrați-l împreună cu contractul. Dacă documentul privește o operațiune cu efecte contabile, informați și contabilul. Pentru situații cu valoare mare sau cu risc juridic, cereți un sfat de specialitate înainte de semnare.
Dacă bunurile predate sunt acoperite de garanție, atașați la proces-verbal și copii ale documentelor relevante, cum ar fi factura sau certificatul de garanție. Astfel, tot dosarul rămâne într-un singur loc.
Recomandare practică
Pregătiți un model standard, adaptat firmei voastre, pe care să-l completați rapid, fără improvizații. Un document clar, semnat la timp, costă puțin și vă ferește de dispute. Alte ghiduri pentru firme găsiți pe RevistaFirmelor, iar modelul propriu merită revizuit din când în când.
