Un investitor din Italia care preia o parte din firmă, o companie germană care deschide o filială la Cluj sau un partener francez care devine administrator: toate aceste situații au în comun un dosar consistent de documente scrise în altă limbă. Iar dosarul trebuie să ajungă la registrul comerțului, la bancă sau la notar în limba română, într-o formă pe care instituția o acceptă din prima.
Antreprenorii descoperă de obicei abia la ghișeu că un act societar nu se traduce ca un e-mail. Mai jos sunt pașii care scurtează procesul și greșelile care îl lungesc.
Ce documente intră, de regulă, în dosar
Lista exactă depinde de operațiune (înființare, cesiune de părți sociale, numire de administrator, deschidere de sucursală), dar câteva documente apar aproape mereu:
- certificatul de înregistrare sau extrasul din registrul comercial al țării de origine a firmei străine;
- actul constitutiv și statutul companiei străine, uneori în formă actualizată;
- hotărârea organelor de conducere prin care se aprobă investiția sau înființarea filialei;
- procura pentru persoana care semnează în România în numele partenerului;
- documentul de identitate al asociatului sau al administratorului persoană fizică;
- dovada sediului și, după caz, situațiile financiare cerute de bancă la deschiderea contului.
Pentru actele emise în străinătate, instituțiile din România cer de obicei traducere în limba română realizată de un traducător autorizat, iar în multe cazuri și legalizarea ei. Înainte de a comanda ceva, cere lista exactă de la instituția la care depui dosarul sau de la avocatul care te asistă.
De ce terminologia juridică nu se traduce cuvânt cu cuvânt
Fiecare sistem de drept are propriile forme de societate și propriile funcții. O „GmbH” nu este identică cu un SRL românesc, iar un „Geschäftsführer” nu are neapărat aceleași puteri ca un administrator în dreptul românesc. Un traducător fără experiență juridică va căuta un echivalent aproximativ și poate schimba, fără să vrea, sensul unei clauze de reprezentare sau al unei limite de competență.
De aceea, pentru actele societare merită o traducere juridică specializată, făcută de cineva care cunoaște ambele sisteme și știe când un termen trebuie păstrat în original, cu o explicație între paranteze, în loc să fie forțat într-un echivalent românesc.
Ordinea pașilor contează
| Etapă | Ce verifici |
|---|---|
| 1. Documentul original | Este emis recent? Unele instituții acceptă doar extrase emise cu puțin timp înainte de depunere. |
| 2. Formalitățile din țara de emitere | Are nevoie de apostilă sau de supralegalizare înainte de traducere? |
| 3. Traducerea | Se traduce tot documentul, inclusiv ștampilele, mențiunile și apostila. |
| 4. Legalizarea | Se face la notar, dacă instituția o cere. |
| 5. Depunerea | Ai copii suficiente pentru registru, bancă și arhiva firmei? |
Cea mai costisitoare greșeală este inversarea etapelor 2 și 3. Dacă apostila se aplică după traducere, ea rămâne netradusă, iar dosarul poate fi respins.
Sfaturi pentru un dosar fără reveniri
Stabilește de la început cum se scriu numele firmelor și ale persoanelor și păstrează aceeași formă în toate documentele. Trimite traducătorului toate actele deodată, nu pe rând, ca termenii să fie consecvenți. Iar dacă operațiunea are termen (o ședință de bord, o semnare la notar), lasă câteva zile de rezervă pentru eventualele clarificări.
Întrebări frecvente
Pot folosi traducerea făcută în țara partenerului? Depinde de instituția din România. Multe cer traducerea realizată de un traducător autorizat de MJ, așa că verifică înainte.
Trebuie tradus tot actul constitutiv sau doar câteva articole? De regulă, instituțiile cer documentul integral. Traducerile parțiale sunt acceptate rar și doar dacă se precizează explicit.
Cât timp rămâne valabilă o traducere? Traducerea nu expiră, dar documentul original poate avea o valabilitate limitată, cum este cazul extraselor de registru.
Despre Translator SRL
Translator SRL este un birou de traduceri din Cluj-Napoca, activ de peste 20 de ani și membru ELIA. Lucrează cu firme și persoane fizice pe documente juridice, tehnice și medicale, are certificare ISO 9001 și procese conforme cu standardul ISO 17100.
