In momentul in care v-ati hotarat sa recurgeti la o firma specializata in servicii de arhivare, trebuie sa tineti cont de o serie de factori si sa stabiliti o lista de criterii, pentru a face alegerea corecta. Iata cateva recomandari care va pot ajuta sa luati decizia potrivita firmei voastre, in functie de volumul de documente si de buget.
In Romania, ca si in Occident, sunt tot mai multe cerinte privind obligativitatea arhivarii documentelor societatilor comerciale, inclusiv a firmelor mici. Pentru a putea indeplini aceste cerinte, trebuie sa cunoasteti legislatia, dar nu e suficient; aveti nevoie de arhiva nu doar pentru ca “asa zice legea”, iar o arhiva fizica, pe hartie, bine pusa la punct si organizata profesionist usureaza si activitatea firmei voastre. Scopul arhivei este de a avea acces rapid la un document, in momentul in care avem nevoie de el.
Alegerea firmei care ofera servicii de arhivare
In Romania sunt tot mai multe firme care ofera servicii de arhivare. Trebuie sa studiati atent piata si sa intocmiti o lista scurta cu cateva firme, care vi se par de incredere si suficient de experimentate. Apoi interesati-va in detaliu despre fiecare in parte, pentru a va face o imagine clara despre serviciile oferite si despre raportul pret-calitate. Nu va aruncati la firma cu preturile cele mai mici – pentru ca e posibil sa primiti in schimb servicii de calitate indoielnica.
Nici preturile cele mai mari nu sunt o garantie ca arhivarea este ireprosabila. De aceea, potrivit Arhivatorul, e bine sa strangeti cat mai multe informatii despre cei care credeti ca se califica pentru colaborare. Urmeaza pasul doi, contactarea acelor firme si discutiile. Nu purtati tratative directe cu o singura firma. Inainte de a lua o decizie, negociati cu cateva asemenea companii din domeniu.
Plaja serviciilor
Unele firme fac doar arhivare, nu se ocupa si de selectarea documentelor si de distrugerea actelor de care nu mai aveti nevoie. Altele, ofera o prestatie completa: de la sortarea dosarelor, la transport si distrugerea celor inutile, pana la arhivarea celor care sunt in termenul limita de pastrare. In procesul de selectie a firmei, trebuie sa tineti cont de serviciile primite si de suma care vi se cere pentru ele.
Principalele elemente de care trebuie sa tineti cont
Daca va externalizati arhiva, trebuie sa vedeti exact in ce conditii vor fi tinute documentele voastre. Arhivarea nu inseamna doar depozitarea in cutii de carton. Trebuie sa va asigurati ca dosarele vor fi pastrate in anumite conditii de temperatura, intr-un mediu cu umiditate controlata, pentru ca altfel arhiva poate deveni rapid inutilizabila, inainte de expirarea termenului limita. Locatia este foarte importanta; stocarea necesita un spatiu adecvat, in care nu exista pericolul izbucnirii unor incendii sau riscul de inundatii.
De asemenea, siguranta arhivei trebuie sa fie o prioritate. In spatiul de depozitare trebuie sa poata intra doar persoanele autorizate, pentru a evita furturile sau alte evenimente nedorite.
Arhivarea fizica (pe hartie) nu trebuie nicio clipa neglijata. Ea va poate scuti de probleme – in cazul unui control sau in situatia in care, din diverse motive, puteti ajunge in instanta. Asadar, arhivarea in perfecta ordine e esentiala pentru bunul mers al afacerii si pentru prosperitatea firmei.
