Cum știi că este momentul să treci la un program salarizare și să uiți de Exceluri, fișiere, și documentele fizice? Când costurile financiare și de timp necesare pentru activitatea de salarizare devin prea mari.
Un studiu realizat de National Small Business Association (2013), arată faptul că 1 din 4 firme analizate, care nu deține o aplicatie salarii, își dedică mai mult de 120 de ore pe an strict pe depunerea de documente necesare pentru angajați la instituțiile statului. Dacă mai adăugăm aici și celelalte activități de bază ale salarizării: calculul salarial, corecțiile de calcul, distribuirea fluturașilor, generarea de rapoarte și altele, vom ajunge la un timp exorbitant, doar pentru activitățile de rutină din departamentul de payroll. Un timp pe care specialiștii îl pot dedica nu doar pentru alte activități executive, cât și pentru activități strategice, care să ajute la optimizarea costurilor și atingerea obiectivelor de business.
Cum optimizăm costurile cu un program salarizare?
Un program salarizare optimizează atât costurile de timp, cât și cele financiare. Pentru că dacă ar fi să analizăm concret, pentru orice afacere, timpul este de fapt, bani. Cum poate o aplicatie salarii să facă acest lucru?
În primul rând, procesarea manuală a salariilor, este o activitate complexă, de durată, care necesită mult timp și atenție la detalii din partea specialiștilor HR. Totodată, dacă luăm în calcul și un număr ridicat de angajați, aceasta devine și mai complexă.
Printr-un program salarizare, întregul proces este eficientizat. O aplicatie salarii performantă reușește să gestioneze fiecare etapă din procesul de payroll, pentru a scuti timp și implicit resurse financiare pentru companie. În plus, pentru că toate informațiile necesare sunt stocate online într-un program salarizare, ai la îndemână orice document ai avea nevoie, fără a fi necesară prezența fizică la birou. Astfel, plățile sunt efectuate corect și la timp, fluturașii de salariu se bucură de o confidențialitate de 100%, statele de plată sunt transmise cu promptitudine, iar depunerea formularelor și rapoartelor la instituțiile statului se eficientizează.
Și ca un bonus, soluțiile software oferă o mai mare securitate a datelor din companie. Administratorii sunt cei care pot oferi utilizatorilor drepturi doar asupra datelor de care sunt responsabili. De asemenea, se poate implementa autentificarea în doi pași pentru o securitate sporită a datelor.
Totodată o aplicatie salarii este actualizată constant cu noile reglementări legislative. În acest fel, vei fi notificat de fiecare dată când o lege nouă intră in vigoare pentru ca toate activitățile tale să fie conforme cu noile norme.
Ce proceduri interne se optimizează folosind o aplicatie salarii?
Un program salarizare eficientizează de fapt toate activitățile dintr-un departament de salarizare. Printre ele amintim:
- Procesul de calcul de salarii – datele de pontaj sunt importate dintr-un soft de pontaj sau dintr-un alt tip de fișier, iar un program salarizare va lua în considerare toate informațiile necesare: baza de calcul, reținerile salariale ale angajatului, un posibil avans, bonusurile de performanță, celelalte tipuri de beneficii etc. pentru a se ajunge la venitul corect al fiecărui angajat.
- Gestionarea reținerilor salariale – cu un program salarizare poți gestiona diverse tipuri de rețineri salariale (rețineri pentru pensii alimentare, credite bancare, asigurări medicale, datorii către stat etc.), poți stabili un plafon pentru fiecare reținere în parte, poți menționa ordinea exactă a reținerilor în funcție de prioritățile stabilite. Astfel, anumite activități care ar fi trebuit făcute recurent, sunt stabilite o singură dată și pe urmă aplicația de salarii se va ocupa de restul.
- Generarea de rapoarte și documente pentru companie – fie că e vorba de rapoarte financiare, state de plată, centralizatoare, declarații, fluturași de salariu, toate pot fi generate rapid dintr-o aplicatie salarii.
- Generarea și exportul de note contabile – se face în mod automat, pe baza unei configurări inițiale în cadrul programului de salarizare.
- Generarea fluturașilor de salarii – și distribuirea acestora către toți angajații din companie. Fluturașii pot fi personalizați în funcție de nevoile angajatorilor, astfel că întregul proces scutește mult timp pentru specialiștii HR.
Alege un program salarizare complex
Dacă și tu îți dorești să îți optimizezi costurile financiare și de timp, începe transformarea digitală alături de UCMS by AROBS. Cu o soluție complexă, care are în componență 19 funcționalități diferite, UCMS by AROBS ajută companiile din diverse industrii și de diferite dimensiuni să își ducă activitățile de payroll la un nou nivel. Contactează specialiștii UCMS by AROBS prin email la sales@ucms.ro sau la telefon 0720 534 424, și află mai multe despre cum poți optimiza activitățile din compania ta.
