Prima intalnire cu o echipa de promovare seamana adesea cu o vizita la medic fara analize. Proprietarul stie ca ceva nu merge cum ar vrea, dar nu are la indemana cifrele, exemplele si informatiile care ar ajuta discutia sa porneasca repede. Intalnirea se transforma intr-o lunga serie de intrebari, iar o parte din raspunsuri vin abia saptamani mai tarziu.
Lucrurile se schimba mult cand firma vine pregatita. O agentie marketing digital poate propune un plan realist doar daca intelege situatia de la care porneste, iar asta se intampla mult mai repede cand informatiile sunt adunate dinainte, intr-un document scurt si clar, pe care il pot citi toti cei de la masa.
Documentul acesta se numeste de obicei brief. Nu trebuie sa fie lung sau sofisticat. Doua-trei pagini, scrise simplu, cu raspunsuri sincere la cateva intrebari de baza, sunt suficiente pentru ca prima intalnire sa fie cu adevarat utila pentru ambele parti.
Ce cuprinde un brief simplu
Primul lucru este descrierea firmei, in cuvinte obisnuite. Ce vinde, cui vinde, de cand exista si ce o face diferita de alte firme din domeniu. Raspunsurile acestea par evidente pentru proprietar, dar pentru cineva din afara sunt punctul de plecare al oricarei strategii.
Al doilea lucru este situatia actuala a promovarii. Ce canale se folosesc, ce s-a incercat pana acum si ce a mers. Pentru social media marketing, de exemplu, conteaza ce conturi exista, cat de des se posteaza si ce tip de continut a adus reactii bune in ultimele luni.
Un brief util cuprinde, de regula, cateva sectiuni scurte, pe care orice proprietar le poate completa intr-o seara, fara ajutor si fara cunostinte de specialitate:
- descrierea firmei si a produselor principale
- clientii tipici si ce ii face sa cumpere
- canalele folosite pana acum si rezultatele lor
- obiectivele pentru urmatoarele luni
- bugetul aproximativ si termenele importante
Canalele dorite de firma
Multi proprietari vin la prima intalnire cu idei despre canale noi. Unii vor sa incerce video scurt, altii vor sa reia reclamele oprite cu ani in urma. Daca firma se gandeste la clipuri, discutia cu o agentie Tik Tok merge mai repede cand exista deja cateva exemple de clipuri care i-au placut proprietarului.
Exemplele acestea spun mult. Ele arata tonul dorit, ritmul si felul in care firma vrea sa fie vazuta, fara sa fie nevoie de descrieri lungi si abstracte despre identitatea brandului. Cateva linkuri salvate in telefon sunt de ajuns.
La fel de utile sunt exemplele care nu au placut. O reclama vazuta la altii, care a parut prea agresiva sau prea rece, ajuta echipa de promovare sa evite din start directiile care nu se potrivesc firmei.
Obiectivele scrise clar
Obiectivele sunt o parte esentiala din brief, dar sunt formulate adesea prea vag. Formulari precum „vrem sa crestem” sau „vrem mai multa vizibilitate” nu ajuta prea mult. Mult mai utile sunt obiectivele legate de lucruri concrete: mai multe cereri de oferta, comenzi pe un anumit produs, rezervari in lunile slabe.
Un obiectiv bine formulat raspunde, de obicei, la cateva intrebari puse in aceasta ordine. Daca una dintre ele ramane fara raspuns, obiectivul mai are nevoie de lucru:
- ce anume trebuie sa creasca
- pentru ce produs sau serviciu
- in ce perioada a anului
- cum se va vedea ca s-a reusit
- ce buget este disponibil pentru asta
Obiectivele scrise asa permit o discutie concreta despre ce se poate face si ce nu. Ele protejeaza si firma, si echipa de promovare de asteptari nerealiste, care duc mai tarziu la dezamagiri si la discutii neplacute despre bani.
Informatiile practice
Pe langa strategie, o colaborare are nevoie si de detalii practice. Cine din firma este persoana de contact, cine aproba materialele si cat de repede pot veni raspunsurile sunt lucruri care influenteaza direct ritmul de lucru din primele saptamani.
Accesul la conturi trebuie pregatit si el. Site-ul, paginile de pe retelele sociale si conturile de reclame trebuie sa poata fi accesate fara intarzieri, iar lista lor, impreuna cu cine le administreaza, scuteste multe mesaje inutile.
Materialele existente economisesc timp. Fotografiile de produs, logo-ul, culorile folosite si textele mai vechi pot fi refolosite sau imbunatatite, in loc sa fie create totul de la inceput, cu costuri suplimentare.
Intrebarile pentru echipa de promovare
Prima intalnire priveste si echipa de promovare, pe langa firma. Este momentul in care proprietarul afla cum lucreaza oamenii din fata lui: cum raporteaza, cat de des se vad, cine se ocupa efectiv de conturi si cum se iau deciziile importante.
Raspunsurile la aceste intrebari spun mult despre colaborarea care urmeaza. O echipa care explica simplu si clar ce face are, de obicei, si rapoarte usor de citit si discutii lunare utile. Raspunsurile vagi merita, in schimb, intrebari suplimentare.
Notitele luate la aceasta intalnire merita pastrate. Peste cateva luni, ele arata ce s-a promis, ce s-a facut si cat de aproape a ajuns colaborarea de obiectivele stabilite la inceput.
Un inceput bine pregatit
Un brief simplu, scris intr-o seara, poate scurta cu saptamani perioada de pornire a unei colaborari. Cu informatiile de baza la indemana, echipa de promovare poate propune un plan realist inca de la primele discutii.
Pregatirea arata si seriozitatea firmei. Un proprietar care stie ce vrea si poate explica de ce primeste, de obicei, propuneri mai bine tintite si o colaborare mai linistita, cu mai putine surprize pe parcurs.
Iar documentul ramane util si dupa prima intalnire. El poate fi actualizat periodic si devine, cu timpul, o imagine clara a felului in care firma si promovarea ei au evoluat impreuna.
