O ferma de dimensiune medie are astazi mai multe in comun cu o firma decat cu gospodaria de altadata. Se lucreaza cu angajati, utilaje scumpe, furnizori de seminte si ingrasaminte, contracte de vanzare si documente pentru subventii. Toate acestea cer o evidenta clara, tinuta pe tot parcursul anului, inclusiv in lunile linistite dintre sezoane.
In multe ferme, informatiile sunt imprastiate intre caiete, facturi pastrate in dosare si tabele facute de contabil la sfarsitul lunii. O implementare Odoo sau a unei alte platforme integrate poate aduna aceste date intr-un singur loc, de la achizitia inputurilor pana la vanzarea recoltei.
Schimbarea poate parea mare pentru o ferma obisnuita cu hartia. In practica, ea porneste de la cateva obiceiuri simple: notarea lucrarilor in ziua in care sunt facute, pastrarea facturilor in acelasi loc si o persoana care se ocupa de ordinea datelor.
Parcelele si lucrarile de pe camp
Fiecare parcela are istoria ei: ce cultura a avut anul trecut, ce tratamente a primit, cat a produs. Fermierii care lucreaza cu sisteme ERP pot inregistra aceste informatii pe parcele, astfel incat deciziile pentru sezonul urmator sa porneasca de la date si mai putin de la amintiri.
Lucrarile zilnice pot fi notate direct din teren, de pe telefon, chiar de catre oamenii care le fac. Cine a lucrat, cu ce utilaj, cat combustibil s-a consumat si ce produse s-au aplicat. La sfarsitul sezonului, aceste informatii arata cat a costat de fapt fiecare hectar si care parcele au cerut mai multa munca decat se astepta.
O evidenta pe parcele poate cuprinde cateva informatii de baza, completate pe parcursul intregului an agricol:
- cultura si soiul semanat
- lucrarile facute si data lor
- produsele aplicate si cantitatile
- orele de lucru ale utilajelor si consumul de combustibil
- productia obtinuta la recoltare
Stocurile de seminte si ingrasaminte
Inputurile agricole reprezinta o parte importanta din cheltuielile unei ferme. Un sistem de tip ERP agricultura poate urmari ce s-a cumparat, ce s-a consumat pe fiecare parcela si ce a ramas in magazie, fara inventare facute in graba inainte de sezon.
Cand stocurile sunt cunoscute, achizitiile pot fi planificate din timp. Fermierul poate cumpara inainte de cresterile de pret obisnuite din primavara, iar produsele cu termen de valabilitate sunt folosite in ordinea corecta. Magazia nu mai ascunde saci uitati de un sezon sau doi.
Evidenta clara ajuta si la controalele autoritatilor. Documentele pentru produsele de protectia plantelor sunt mai usor de gasit cand sunt legate de lucrarile in care au fost folosite.
Utilajele si intretinerea lor
Un tractor oprit in plin sezon poate insemna zile pierdute si recolta intarziata. Intretinerea programata, facuta la timp, reduce astfel de surprize, dar cere o evidenta a orelor de functionare si a reviziilor deja facute.
Cand fiecare utilaj are o fisa in sistem, cu reviziile, reparatiile si piesele schimbate de-a lungul anilor, reviziile pot fi planificate in perioadele linistite, iarna sau intre lucrari. Piesele de schimb uzuale pot fi tinute pe stoc, iar costurile de reparatie pot fi comparate de la un an la altul.
Ordinea in care se pregateste parcul de utilaje pentru sezon poate fi aceeasi in fiecare an:
- verificarea orelor de functionare
- programarea reviziilor necesare
- comandarea pieselor de schimb
- testarea utilajelor inainte de lucrari
- notarea costurilor pentru comparatie anuala
Documentele pentru subventii
Dosarele pentru subventii cer date precise despre suprafete, culturi si lucrari. Strangerea lor in ultimul moment, din surse diferite, consuma timp si poate duce la greseli care intarzie plata. De multe ori, aceleasi date sunt cerute de mai multe ori, in formulare diferite.
Cand informatiile sunt introduse pe parcursul anului, dosarul poate fi pregatit mai usor. Datele exista deja, trebuie doar verificate si puse in forma ceruta. Riscul de a uita o lucrare sau o suprafata scade vizibil.
Consultantul sau contabilul fermei lucreaza astfel cu informatii complete, primite la timp. Discutiile se poarta pe cifre clare, iar intrebarile venite de la institutii primesc raspuns mai repede, fara cautari prin dosare vechi.
Vanzarea recoltei si contractele
Dupa recoltare, ferma intra intr-o alta etapa, la fel de importanta. Productia trebuie depozitata, cantarita, uneori uscata sau sortata, apoi vanduta catre comercianti, procesatori sau prin contracte semnate inca din primavara. Fiecare dintre aceste etape lasa in urma documente si cifre care trebuie pastrate corect.
Cand contractele de vanzare sunt introduse in sistem, fermierul vede in orice moment ce cantitati a promis, ce a livrat deja si ce mai are disponibil in depozit. Astfel poate decide mai usor daca vinde imediat sau asteapta un pret mai bun mai tarziu in sezon.
Incasarile pot fi urmarite pe fiecare contract. Diferentele de calitate sau de umiditate constatate la receptie raman notate langa livrarea respectiva, pentru discutiile ulterioare cu cumparatorul.
Ce se schimba pentru fermier
Dupa unul sau doua sezoane de evidenta digitala, fermierul poate compara culturile, parcelele si anii intre ei. Devine mai clar ce aduce profit si ce doar ocupa terenul, chiar si in anii cu vreme neobisnuita, iar deciziile de rotatie a culturilor se iau mai usor.
Timpul petrecut cu hartiile si cu drumurile la birou scade, chiar daca la inceput pare ca acum se scrie mai mult. Informatia notata o data poate fi folosita in mai multe locuri, de la contabilitate pana la dosarul de subventii.
Pentru o ferma care vrea sa creasca, ordinea in date devine la fel de importanta ca utilajele. Ea permite planificarea, negocierea cu cumparatorii si o imagine reala asupra afacerii. O ferma care isi cunoaste cifrele discuta mai sigur cu banca, cu furnizorii si cu partenerii de afaceri.
