Începând cu 1 aprilie 2025, transportatorii rutieri și feroviari care operează în Uniunea Europeană (UE) vor trebui să respecte noi cerințe vamale impuse prin implementarea Fazei 3 a sistemului ICS2 (Import Control System 2). Această etapă presupune introducerea obligatorie a Declarației Sumare de Intrare (ENS) pentru toate mărfurile care intră pe teritoriul UE.
În acest context, înțelegerea noilor obligații este esențială pentru a evita întârzieri, sancțiuni și perturbări în lanțul logistic. În cele ce urmează, prezentăm detaliat ce este ICS2, ce impact are asupra transportatorilor și cum te poți pregăti pentru această tranziție.
Ce Este ICS2 și Care Este Rolul Său?
ICS2 (Import Control System 2) este o platformă electronică de pre-depunere a datelor despre mărfuri, dezvoltată de Comisia Europeană pentru a îmbunătăți siguranța și securitatea transporturilor internaționale. Sistemul permite autorităților vamale să analizeze din timp informațiile referitoare la mărfurile importate, cu scopul de a preveni intrarea în UE a produselor care ar putea reprezenta un risc.
Faza 3 a ICS2, care devine obligatorie începând cu aprilie 2025, se aplică pentru transportul rutier și feroviar și presupune ca fiecare transport care intră în UE să fie notificat în prealabil printr-o Declarație Sumara de Intrare (ENS).
Cine Este Afectat?
Noua reglementare afectează în mod direct:
- Transportatorii rutieri și feroviari
- Casele de expediții
- Importatorii și expeditorii de marfă
- Furnizorii de soluții IT din domeniul vamal și logistic
Toți acești actori trebuie să se asigure că ENS este completă și transmisă autorităților vamale înainte de sosirea mărfurilor la granița UE.
Declarația ENS: Ce Informații Trebuie Furnizate?
Conform Codului Vamal al Uniunii, ENS este obligatorie și trebuie să conțină următoarele informații:
- Date despre expeditor și destinatar
- Descriere detaliată a mărfii și coduri NC
- Informații despre mijlocul de transport și ruta estimată
- Număr de înregistrare (EORI) al operatorului economic
Dacă transportatorul nu deține toate aceste informații, ceilalți parteneri comerciali (ex: casa de expediții, importatorul) trebuie să le furnizeze pentru completarea corectă a declarației.
Cum Poți Depune ENS în Sistemul ICS2?
Pentru a transmite ENS, ai la dispoziție trei opțiuni:
1. Prin intermediul unui furnizor IT specializat
Mulți transportatori aleg să colaboreze cu firme IT care oferă soluții conforme cu ICS2, reducând astfel riscurile de erori și neconformitate.
2. Prin dezvoltarea unui sistem propriu
Companiile mari pot opta pentru dezvoltarea unei aplicații interne care comunică direct cu sistemele vamale europene. Atenție: această soluție presupune testare, validare și audit tehnic.
3. Prin platforma oficială STI-STP
Platforma dezvoltată de Comisia Europeană oferă o interfață online pentru depunerea ENS. Este necesar un cont EU Login și familiarizarea cu procedurile de conectare.
Când Trebuie Depusă Declarația ENS?
ENS trebuie depusă înainte de sosirea transportului la primul birou vamal din UE. În cazul transportului rutier și feroviar, termenul minim este de o oră înainte de sosire.
Cu toate acestea, legislația nu impune o limită superioară de timp, așa că este permisă transmiterea ENS încă din momentul planificării transportului – o strategie recomandată pentru a evita blocajele la frontieră.
Perioadă de Tranziție: Ce Opțiuni Ai?
Operatorii economici care nu sunt pregătiți până la 1 aprilie 2025 pot solicita o perioadă de implementare între 1 aprilie și 1 septembrie 2025.
Această solicitare trebuie adresată cu cel puțin o lună înainte de intrarea în vigoare a obligației. Perioada de tranziție este valabilă doar dacă este aprobată de autoritatea vamală competentă din statul membru unde este înregistrat codul EORI al operatorului.
Recomandare: începe demersurile din timp pentru a evita blocajele administrative și pentru a putea beneficia de această perioadă de adaptare.
Provocări și Recomandări pentru Transportatori
Implementarea ICS2 vine cu o serie de provocări logistice și tehnice. Iată cele mai frecvente dificultăți semnalate:
1. Actualizarea sistemelor IT
Transportatorii trebuie să își adapteze infrastructura digitală pentru a putea transmite datele în formatul cerut de ICS2.
2. Interoperabilitatea între platforme
Coordonarea între diversele aplicații IT și autoritățile vamale poate genera erori dacă nu există compatibilitate între sisteme.
3. Lipsa de informare
Personalul implicat în activitățile de import/export trebuie instruit pentru a înțelege noile cerințe legale și operaționale.
4. Timpul scurt pentru adaptare
Pentru multe companii, termenul de 1 aprilie este o provocare, mai ales dacă nu s-au făcut deja investiții în digitalizare și formare.
De Ce Este Important Să Te Pregătești Din Timp?
ICS2 nu este doar o cerință legală – este și o oportunitate de a eficientiza procesele interne și de a evita riscurile majore legate de întârzieri, penalizări și pierderi comerciale.
Pregătirea pentru ICS2 înseamnă:
- conformitate legală
- acces mai rapid prin granițele UE
- siguranță crescută în transportul mărfurilor
- transparență în lanțul logistic
ICS2 va redefini modul în care sunt gestionate transporturile internaționale în Uniunea Europeană. Transportatorii și casele de expediții trebuie să se adapteze noilor cerințe până la 1 aprilie 2025, asigurându-se că fiecare transport este însoțit de o Declarație Sumara de Intrare (ENS) completă și transmisă corect.
Deși provocările sunt reale, companiile care se pregătesc din timp vor avea un avantaj competitiv important: vor opera mai eficient, cu mai puține riscuri și cu respectarea deplină a legislației europene.
