În fiecare an, instituțiile publice se confruntă cu provocarea gestionării inventarului. Procesul este o necesitate legală și operațională. Însă din cauza complexității și a volumului mare de active gestionate, procesul poate fi unul foarte solicitant. Pentru a facilitata inventarierea patrimoniului, a fost dezvoltată soluția Optimall SMIS by AROBS. Ce avantaje oferă o astfel de aplicație instituțiilor publice care doresc să eficientizeze procesul de inventariere, află în continuare.
Reducerea efortului uman prin digitalizare
Inventarierea manuală implică un consum semnificativ de resurse umane, timp și bani. Cu Optimall SMIS, instituțiile publice pot spune adio listelor interminabile și eforturilor depuse în mod repetat în fiecare an. Digitalizarea întregului proces elimină sarcinile manuale și riscul asociat erorilor umane. În aceste fel, se poate gestiona corect, dar și mai eficient, inventarierea obiectelor de inventar și a mijloacelor fixe.
Soluția este formată din două componente, aplicația Back Office și aplicația mobile. Aplicația Optimall SMIS Back Office se instalează pe serverul instituțiilor și are rolul de a prelua toate informațiile din sistemul de gestiune. Mai departe, operațiunile sunt realizate direct prin aplicația mobilă.
Eficiență sporită în inventariere prin scanarea codurilor de bare
Optimall SMIS oferă o interfață intuitivă și funcționalități avansate, permițând posibilitatea scanării rapide a mijloacelor fixe și a obiectelor de inventar prin intermediul codurilor de bare. Acest aspect reduce timpul necesar pentru inventarierea patrimoniului și minimizează și probabilitatea erorilor. Odată scanate cu ajutorul aplicației mobile sau cu un scanner special 2D, fiecare mijloc fix și obiect primește un număr de inventar. Acest număr se actualizează în sistem, permițând apoi generarea diverselor rapoarte. Mai departe, în cadrul fiecărei inventarieri anuale, activele vor fi identificate rapid datorită numerelor de inventar.
Rapoarte personalizate și integrare eficientă cu ERP-ul instituției
Instituțiile publice au cerințe distincte în ceea ce privește raportarea și monitorizarea activelor. Cu Optimall SMIS, pot fi generate rapoarte personalizate. Această funcționalitate simplifică procesul de raportare și oferă și o viziune detaliată asupra patrimoniului, facilitând luarea deciziilor.
Optimall SMIS se integrează ușor cu sistemul ERP existent în instituție, oricare ar fi acesta. În plus, aplicația este personalizabilă în funcție de nevoile instituției. Optimall by AROBS oferă și alte aplicații pentru buna desfășurare a activităților și eficientizarea proceselor din cadrul instituțiilor. Un astfel de exemplu îl constituie aplicația Optimall SFA, dedicată proceselor de automatizare a forței de vânzări în producție și distribuție.
Implementarea Optimall SMIS marchează un pas esențial către eficientizarea gestionării patrimoniului în instituțiile publice. Reduce considerabil timpul și resursele necesare pentru inventariere și oferă precizie și control asupra activelor. Astfel, se pot depăși provocările tradiționale, abordând acest proces cu mai multă încredere.
